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Tags automatisch setzen zur Strukturierung des Anfrageneingangs

Um die Bearbeitung eingegangener Anfragen zu erleichtern und zu beschleunigen, gibt es das automatisierte Setzen von Tags. Die Anfragen werden anhand festgelegter Regeln nach bestimmten Keywords durchsucht und entsprechende Tags werden gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur von einem Firmenadmin vorgenommen werden können.

Wo finde ich die Einstellungsmöglichkeiten?

Die Einstellungsmöglichkeiten befinden sich in den Firmeneinstellungen. Wenn Sie sich in der Übersicht der Firmeneinstellung befinden, gibt es auf der rechten Seite einige Button. Betätigen Sie „Regeln für Anfragen“ und eine neue Ansicht öffnet sich.

Über „+ Neue Regel erstellen“ können Sie dieser Funktion einen Namen geben. Neben dem Namen können nun die Bedingungen und die Tags festgelegt werden.

Für die Bedingung gibt es verschiedene Auswahlfelder. Im DropDown Menü lassen sich verschiedene Möglichkeiten auswählen. Die Eingabe gibt an in welchem Bereich der gewünschte Begriff vorkommen soll, um ein Tag zu vergeben. Die Auswahlfelder entsprechen unter anderem den verschiedenen Spalten im Anfrageneingang. Zusätzlich hierzu kann im Kurztext, Langtext, Kurz- oder Langtext sowie Mailtext gesucht werden.

Übersicht der Bedingungen:

Abgabetermin: Es können Bedingungen anhand vorgegebener Datumsparameter eingestellt werden
Anfragenummer: Die Suche für das Tagging kann ganze Nummern oder nur Nummernteile beinhalten
Anfragesteller: Kundennamen können als Bedingung festgelegt werden
Anfragesteller (Mail): Es können Maildomains als Bedingung festgelegt werden
Firma: Bei Zugehörigkeit zur mehreren Firmen können Anfragen nach Firmenzugehörigkeit getaggt werden
Kurz- oder Langtext Position: Der festgelegte Begriff befindet sich im Kurz- oder Langtext
Kurztext Position: Der festgelegte Begriff befindet sich im Kurztext
Langtext Position: Der festgelegte Begriff befindet sich im Langtext
Leistungsverzeichnis: Bestimmte Begriffe müssen im Namen des Leistungsverzeichnis vorhanden sein
Positionen: Die Anzahl der Positionen kann für das Tagging festgelegt werden
Projektname: Bestimmte Begriffe müssen im Projektnamen vorhanden sein
Quelle (Betreff): Bestimmte Begriffe müssen im Betreff vorhanden sein
Quelltyp: Die Art des Anfragenimports kann das Tag bestimmen
Submission: Das Submissionsdatum kann anhand vorgegebener Datumsparameter eingestellt werden
Text der Mail: Von Ihnen festgelegte Begriffe, die sich im Mailtext befinden, setzen ein Tag

Bei jeder Bedingung kann festgelegt werden, was und auf welche Weise ein festgelegter Begriff vorhanden sein soll. Die angezeigten Auswertungsparameter variieren je nach Bedingung.

Übersicht der Parameter:

gleich: Der Begriff befindet sich in exakt der gewählten Schreibweise als einziger Begriff an der Stelle der jeweiligen Bedingung
ungleich: Der Begriff soll sich nicht in exakt der gewählten Schreibweise als einziger Begriff an der Stelle der jeweiligen Bedingung befinden
enthält: Der Begriff befindet sich unter anderem im gewählten Auswahlfeld
enthält nicht: Der Begriff soll sich nicht im gewählten Auswahlfeld befinden
ist leer: Es befinden sich keine Inhalte im entsprechenden Auswahlfeld
ist nicht leer: Das Auswahlfeld soll nicht leer sein
kleiner: Die Bedingung ist kleiner als der festgelegte Datumsparameter
kleiner gleich: Die Bedingung ist kleiner gleich der festgelegte Datumsparameter
größer: Die Bedingung ist größer als der festgelegte Datumsparameter
größer gleich: Die Bedingung ist größer gleich der festgelegte Datumsparameter
beginnt mit: Die Bedingung beginnt mit einem festgelegten Begriff oder einer bestimmten Zahl
beginnt nicht mit: Die Bedingung beginnt nicht mit dem festgelegten Begriff oder einer bestimmten Zahl
endet mit: Die Bedingung endet mit einem festgelegten Begriff oder einer bestimmten Zahl
endet nicht mit: Die Bedingung endet nicht mit dem festgelegten Begriff oder einer bestimmten Zahl
in: Der gewählte Parameter befindet sich in der Bedingung
nicht in: Der gewählte Parameter befindet sich nicht in der Bedingung

Die Bedingungen können zu einander verknüpft werden. Hierbei steht sowohl eine „UND“-Verknüpfung als auch eine „ODER“-Verknüpfung zur Verfügung. Zusätzlich kann zu jeder Bedingung eine Gruppe erstellt werden.

Wollen Sie mehrere Begriffe einer Bedingung zuordnen, müssen Sie für jeden Begriff eine neue Bedingung anlegen. Es stehen außerdem nur Tags zur Verfügung, die zuvor unter „Firmeneinstellungen“ und dem Button „Anfragetags“ festgelegt wurden.

Sie können Regeln vorab anlegen und speichern. Erst wenn Sie einen Haken rechts oben bei „Aktiv“ setzen, wird die Regelung aktiviert.

Beispiel:

1. Wenn im Kurztext einer angefragte Position das Wort „Steckdose“ ODER das Wort „Schalter“ vorhanden ist ODER im Langtext die Wörter „Kabel“ UND „Warnmelder“ stehen, soll das Tag „Wichtig“ gesetzt werden.
2. Der Abgabetermin der Anfrage muss kleiner als ein Datum in drei Monaten sein, damit das Tag „wichtig“ gesetzt wird.
3. Die Mailadresse des Anfragestellers soll die Maildomain „root-nine.de“ beinhalten ODER im Anfragetext befindet sich das Wort „Innenbeleuchtung“, dann wird das Tag „wichtig“ gesetzt.
4. Der Name des Leistungsverzeichnis der Anfrage ist nicht vorhanden. Daher wird das Tag „wichtig“ gesetzt.
5. Die Anfragenummer enthält die Zahlen „90“ UND die Anfrage befindet sich in der Firmenumgebung der Firma „root-nine GmbH“, dann soll das Tag „wichtig“ gesetzt werden.
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